TRAŽI

Koje su dužnosti tajnika

Da bi se jasno odredio posaodužnosti tajnika, morate znati tko je točno u pitanju. Uostalom, ovaj se post može vidjeti iz nekoliko kutova. Poznat je, na primjer, upravni tajnik kao zaposlenik u uredu, glavni tajnik kao čelnik neke organizacije, državni tajnik kao državni službenik, tajnik kao diplomatska osoba, tajnik glave kao zaposlenik i druge opcije. Najčešće, pozivajući se na ovu poziciju, oni znače zaposlenika koji obavlja poslove (zadatke) i direktora poduzeća i pojedinih menadžera svojih strukturnih odjela. Ispada da se službene dužnosti tajnika u ovom slučaju svode na provedbu jednokratnih uputa za rješavanje organizacijskih i tehničkih problema.

Ono što tajnik mora znati i mora učiniti

službene dužnosti tajnika
Dnevni tajnik mora obavljati sljedeće funkcije:

  1. Primanje informacija od podređenih radi prijenosa njegovog nadzornika.
  2. Organizirajte upravitelja telefonskih komunikacija. U svojoj odsutnosti, uzmi informacije i onda ih upozna s redateljem.
  3. Primanje i vođenje evidencija telefonskih poruka.
  4. Stvoriti uvjete za normalan rad glave: pratiti potrebu za uredskom opremom i uredskom opremom.
  5. Pomoć u organizaciji proizvodnjesastanaka i konvencija. Obavijestiti sudionike datum, mjesto i vrijeme događaja. Prikupiti potrebne materijale, osigurati prisutnost prisutnih i potrajati minuta od sastanka.
  6. Vodite evidenciju u poduzeću. Da bi to učinio, tajnik mora primati, sistematizirati dolaznu korespondenciju i poslati ga na razmatranje uprave. Zatim na temelju nametnute vize za prijenos dokumenata izvođača pod slikarstvom. Dužnosti tajnika uključuju i kontrolu nad tečajem, uvjetima i rezultatima njihovog izvršenja.
  7. Izvršite rad na tiskanju i reprodukciji dokumenata.
  8. Organizirajte prijam posjetitelja na čelnika tvrtke i, ako je moguće, stvorite uvjete za što ranije rješavanje problema.

Kako bi ispunio ove naizgled jednostavne dužnosti tajnika, zaposlenik bi trebao znati:

  • cjelokupni sastav uprave poduzeća i njegovih strukturnih odjela;
  • čarter, osoblje i strukturu poduzeća, njegov profil, razvojne perspektive i specijalizaciju;
  • regulatorni dokumenti za pravilno vođenje evidencije;
  • pravila korištenja uredske opreme i komunikacija;
  • VTR, OT, protupožarna i industrijska sanitarna pravila;
  • pravila organizacije rada na radnom mjestu;
  • regulatornih i zakonskih akata, naloga, uredbi, naloga za planiranje, računovodstvo i upravljanje kvalitetom obavljenog posla.

službene dužnosti činovnika

Specifičnosti činovnika

Ako govorimo o specifičniji, uskispecijalizacija, onda je situacija nešto drugačija. Uzmi, na primjer, dužnosti tajnika-činovnika. U naslovu post je jasno definiran aspekt rada. Uobičajeno, svaka tvrtka već ima opis posla, što ukazuje na smjer stručnjaka za tijek rada. Ako nema takve upute, onda je bolje stvoriti. Da biste to učinili, upotrijebite referentnu knjigu kvalifikacije koja sadrži približne uzorke. Nakon toga, standardna verzija mora se pročišćavati s obzirom na određenu organizaciju, uzimajući u obzir specifičnosti i interne značajke. Općenito, dužnosti tajnika-službenika treba jasno pratiti na tri glavna područja:

  1. Radite s korespondencijom. Prijem, obrada na suvremen način i pravodobno slanje.
  2. Pravilno održavanje unutarnje dokumentacije.
  3. Registracija, strogi obračun i prijenos dokumenata u arhivu za pohranu.

službene dužnosti tajnika

Značajke referenta

U nekim poduzećima kao što sukoja uključuje širok raspon zadataka: od "help desk" do "assistant director". Takav stručnjak treba imati svestran znanja i biti dobro upućen u situaciju. Službene dužnosti tajnika konzultanta blago se proširuju zbog povećanja ovlasti. Općenito, ovo je uobičajeni posao tajnika, ali riječ "referent" čini neke dodatke standardnom popisu. Konkretno, administrativni asistent može samostalno obavljati recepcije posjetitelja na nekim pitanjima. Posjeduje određene informacije, on je u stanju donositi odluke samostalno. Osim toga, instruktor obavlja odgovornu uputu glave o gospodarskim aktivnostima organizacije (poduzeća). Ponekad se tajnik-asistent tereti za odgovornost upravljanja kadrovima. To se vrši samo kada ukupna količina posla omogućuje obavljanje dodatnih poslova.

  • Ocjenjivanje: